Документооборот команды онлайн-школы: как правильно оформлять договоры, акты и закрывающие документы

Почему документооборот в онлайн-школе - это не просто бумажки

Вы ведете онлайн-школу. У вас есть преподаватели, курсы, студенты, платежи. Все работает. Но один раз в месяц приходит вопрос: «А где акт выполненных работ?» Или: «Почему вы не прислали закрывающие документы?» И тут вы понимаете - у вас нет четкого порядка. Договоры лежат в папке, акты пишутся на коленке, а квитанции теряются. Это не просто неудобно. Это риски: налоговая может отказать в вычетах, партнеры - подать претензию, а ваша репутация - пошатнуться.

Закрывающие документы - это не формальность. Это ваша защита. В России по закону (ФЗ-402) любая сделка, даже между ИП и частным лицом, должна подтверждаться документами, которые доказывают: работа сделана, деньги получены, претензий нет. Это касается и онлайн-школы. Когда вы продаете курс, проводите вебинары, даете консультации - вы оказываете услугу. И эту услугу нужно официально закрыть.

Что такое закрывающие документы и зачем они нужны

Закрывающие документы - это бумаги, которые подтверждают, что все условия договора выполнены. Они не просто «для отчетности». Они нужны для:

• Подтверждения выручки в бухгалтерии
• Получения налоговых вычетов по НДС
• Избежания споров с партнерами (например, с преподавателями или платформами)
• Доказательства в суде, если кто-то откажется платить или обвинит вас в неполной работе

Пример: вы заключили договор с преподавателем на проведение 10 вебинаров. Он провел все. Вы заплатили. Но без акта выполненных работ вы не сможете доказать, что услуга была оказана. Налоговая может сказать: «Вы не подтвердили расходы - вычет не дадим». А преподаватель - требовать доплату, потому что «у вас нет подтверждения, что он отработал».

Вот что входит в закрывающие документы для онлайн-школы:

• Акт выполненных работ или оказанных услуг
• Счет-фактура (если вы платите НДС)
• Платежное поручение или квитанция об оплате
• Договор (он же основание для всего остального)
• Чек самозанятого (если вы работаете на УСН и платите НПД)

Даже если вы работаете через платформу вроде Teachable или Kajabi - вы все равно должны иметь на руках документы, подтверждающие, что вы получили деньги за конкретные услуги. Иначе вы не сможете подтвердить доходы при проверке.

Как правильно оформить акт выполненных работ

Акт - это главный закрывающий документ. Он должен содержать:

• Наименование документа: «Акт выполненных работ»
• Номер и дата составления
• Полные реквизиты обеих сторон: ФИО/название, ИНН, адрес, контактные данные
• Ссылка на договор (номер и дата)
• Перечень услуг с детализацией: например, «Проведение 5 вебинаров по психологии подростков, 2 часа каждый, 15.01.2026-20.01.2026»
• Сумма по каждой позиции и итоговая сумма
• Подписи сторон с расшифровкой и печатью (если есть)

Важно: не нужно писать юридический текст. Главное - чтобы было понятно, что именно сделано, когда и за сколько. Пример: «Оказаны услуги по разработке и проведению 3 курсов: «Основы медитации», «Детская психология», «Эмоциональный интеллект» - всего 18 часов обучения. Сумма: 85 000 ₽».

Если в договоре указано, что акт должен быть подписан в течение 3 дней после окончания курса - соблюдайте срок. Иначе вы рискуете не включить эту выручку в отчетность за нужный период.

Договор: основа всего документооборота

Без договора акт - просто лист бумаги. Договор - это основа. Он должен содержать:

• Предмет договора: что именно вы оказываете (курсы, консультации, доступ к платформе)
• Сроки оказания услуг
• Стоимость и порядок оплаты
• Обязанности сторон
• Порядок оформления закрывающих документов (обязательно!) - кто, когда и в каком виде их выставляет
• Ответственность за несвоевременное предоставление актов

Многие онлайн-школы используют шаблоны из интернета. Но если в договоре не прописано, что акты выставляются в течение 5 дней после окончания курса - вы останетесь без подтверждения. И тогда, когда клиент скажет: «Я не подписывал акт, потому что вы его не прислали» - вы не сможете ничего доказать.

Совет: добавьте в договор пункт: «Стороны обязуются оформлять и подписывать акты выполненных работ в течение 5 рабочих дней после окончания оказания услуг. Несвоевременное предоставление акта не освобождает от обязанности оплатить услугу».

Электронный документооборот - не роскошь, а necessity

В 2026 году бумажные акты - это прошлый век. Большинство контрагентов (включая преподавателей-фрилансеров) уже работают через ЭДО. Вы можете использовать:

• 1С:Документооборот
• СБИС
• Диадок
• Электронные подписи (ЭЦП)

Системы автоматически формируют акты, отправляют их по email, ждут подписи, хранят копии. Вы не теряете документы. Не забываете сроки. Не платите лишнее за почтовые отправления.

Даже если у вас нет бухгалтера - вы можете настроить шаблоны актов в 1С и просто нажимать «Сформировать» после завершения курса. Система сама подтянет данные из договора, добавит даты, сумму, реквизиты. Это занимает 2 минуты.

По данным Reg.ru, компании, перешедшие на электронный документооборот, сокращают время закрытия сделок на 35-40%. А ошибки в реквизитах падают на 60-70%. Это значит: меньше споров, меньше переписки, меньше стресса.

Что делать, если клиент отказывается подписывать акт

Бывает: вы прислали акт. Клиент молчит. Или говорит: «Я не понял, что это такое». Или «Дайте мне квитанцию, а не акт».

Не паникуйте. Действуйте по плану:

1. Проверьте, есть ли в договоре пункт о закрывающих документах. Если нет - это ваша ошибка. Но не вините клиента. Напишите: «Согласно пункту 7 договора №___ от ___ мы обязаны предоставить акт. Пожалуйста, подпишите его в течение 3 дней».
2. Если клиент не знает, что такое акт - объясните просто: «Это подтверждение, что вы получили услуги и ничего не требуете. Без него мы не можем оформить оплату в бухгалтерии».
3. Если клиент все равно не подписывает - отправьте письмо с уведомлением о выполнении работ. Приложите расписание вебинаров, чаты с участниками, скриншоты прохождения курса. Это не заменит акт, но может помочь в споре.
4. Если деньги уже получены - сохраните все подтверждения: выписки, чеки, письма. Это ваша страховка.

Важно: не ждите, пока клиент сам придет. Вы - профессионал. Вы должны вести документооборот как бизнес, а не как хобби.

Частые ошибки онлайн-школ

Мы видели сотни школ. Вот самые частые ошибки:

• Нет единого шаблона акта. Каждый раз оформляют по-разному - налоговая не поймет.
• Не прописывают сроки в договоре. Договор - это не просто подпись. Это инструкция.
• Используют чек самозанятого вместо акта. Чек - это подтверждение оплаты, а не выполнения работы. Он не заменяет акт.
• Не хранят копии. Все документы должны быть в облаке (Google Drive, Яндекс.Диск) с четкой структурой: «Договоры/2026/Иванов/Акт_от_15.01.2026.pdf».
• Не назначают ответственного. Кто отвечает за отправку актов? Преподаватель? Менеджер? Бухгалтер? Должен быть один человек.

Если вы не решите эти ошибки - рано или поздно они превратятся в штрафы, споры или отказ в вычетах.

Как начать работать правильно уже сегодня

Вот простой план на 3 дня:

1. День 1: Соберите все договоры за последний год. Выделите те, где нет пункта про акты. Перепишите их.
2. День 2: Создайте один шаблон акта. В него впишите: название, реквизиты, список услуг, сумму, даты. Сохраните в PDF и Word.
3. День 3: Назначьте одного человека в команде (даже если это вы) как ответственного за отправку актов. Настройте напоминание: «Каждый понедельник - проверить, какие курсы закончились за прошлую неделю - и выслать акты».

Через неделю вы уже будете работать без стресса. Без вопросов «А где акт?». Без страха, что налоговая придет и скажет: «Вы не подтвердили доходы».

Закрывающие документы - это ваша репутация

В онлайн-образовании доверие - самое ценное. Когда вы четко оформляете документы, клиенты чувствуют: вы профессионал. Вы не «сделал курс и забыл». Вы ведете бизнес. И это влияет на цены, на отзывы, на рост.

Представьте: вы продаете курс за 25 000 ₽. Вы присылаете акт, подписанный и оформленный как у крупной компании. Клиент говорит: «Ого, вы серьезно относитесь к делу». И рекомендует вас другим.

А если вы не присылаете акт? Клиент думает: «Наверное, это какой-то фрилансер. Не надежно». И не возвращается.

Документооборот - это не бухгалтерия. Это маркетинг. Это доверие. Это ваша система.