Power BI или Google Sheets: какой инструмент выбрать для аналитики школы

Вы когда-нибудь смотрели на таблицу с успеваемостью учеников и думали: «Это же можно сделать лучше»? В школе с 300 учениками - возможно. В округе с 8 тысячами - это уже катастрофа. Google Sheets не справляется. Power BI - справляется. Но какой инструмент вам действительно нужен? Не тот, что модный. Не тот, что дорогой. А тот, который решит вашу конкретную задачу - без лишнего шума, без перегрузки учителей, без затрат, которых у вас нет.

Google Sheets - это просто, но только пока данных мало

В маленькой школе, где 200 учеников, 15 учителей и 5 административных сотрудников, Google Sheets - это идеальный старт. Никто не тратит часы на обучение. Учитель вводит оценки прямо в таблицу. Завуч копирует данные в другую таблицу для анализа по классам. Родители получают доступ к своим дочерям и сыновьям - через общую ссылку. Всё работает. Без регистрации, без IT-отдела, без лицензий.

Почему это работает? Потому что Google Sheets создан для совместной работы. Комментарии, упоминания, история изменений - всё это есть встроенное. Учитель написал: «Андрей пропустил 3 урока по болезни - проверьте в медицинском журнале». Коллега ответила: «Уже внесла, он был на больничном с 12 по 15». Это не просто таблица. Это живой диалог.

Но как только вы начинаете собирать данные за 3-5 лет - всё ломается. 10 тысяч строк? 50 тысяч ячеек? Google Sheets начинает тормозить. Открываете таблицу - ждёте 15 секунд. Сводная таблица не строится. Диаграммы глючат. А если вы хотите сравнить успеваемость по предметам за 2022, 2023, 2024 и 2025 годы - вы уже не в таблице. Вы в месиве из 12 листов, где каждый лист - отдельный кусок истории.

Power BI - это мощь, но требует усилий

Power BI - это не таблица. Это аналитическая система. Он не просто хранит данные - он их понимает. Вы подключаете к нему данные из вашей системы учета, из LMS, из Google Forms, из Excel-файлов, из базы учеников. И он автоматически собирает всё в один дашборд. Вы видите: в каких классах падает успеваемость по математике, в каких - растёт по чтению, где растёт число пропусков, где учителя перегружены, где в 9-х классах больше отчислений.

Вы не вводите формулы вручную. Вы пишете одну строку на DAX - и получаете показатель «средний балл по предмету с учётом динамики за 3 года». Вы не делаете сводную таблицу - вы создаете меру, которая обновляется сама, как только вы загружаете новые оценки. И это работает даже с 500 тысячами строк. С 1000 учениками. С 15 школами в одном округе.

Вот как это выглядит на практике. В школе №47 в Новосибирске в 2024 году начали использовать Power BI. У них было 2800 учеников. До этого - Google Sheets. Каждый месяц завуч вручную копировал данные из 12 таблиц в одну. Уходило 20 часов. С Power BI - 15 минут в неделю. Дашборд показал: в 8-х классах резко упала успеваемость по физике. Выяснилось - учитель ушёл, замену не нашли. Через месяц назначили нового - и через два месяца баллы выросли на 18%. Это не удача. Это аналитика.

Кто должен использовать что?

Если ваша школа - маленькая, с численностью до 500 учеников, и у вас нет IT-специалиста - выбирайте Google Sheets. Он бесплатный. Он простой. Он работает прямо в браузере. Вы можете использовать его для:

• Ежедневного учета посещаемости
• Ведения журналов успеваемости
• Сбора данных через Google Forms (опросы родителей, анкеты учеников)
• Распределения нагрузки учителей

Если вы управляете несколькими школами, у вас более 1000 учеников, или вы хотите понимать, почему что-то происходит - вам нужен Power BI. Он подходит для:

• Анализа динамики успеваемости за несколько лет
• Прогнозирования результатов ОГЭ/ЕГЭ по классам
• Оценки эффективности новых образовательных программ
• Сравнения показателей между школами в округе
• Автоматической отчетности для управления и министерства

Стоимость - это не только деньги

Google Sheets - бесплатный. Для школы с бюджетом в 2 миллиона рублей в год - это огромное преимущество. Power BI Pro стоит 10 долларов в месяц на пользователя. На 10 человек - это 1200 долларов в год. Не так много, если сравнивать с зарплатой IT-специалиста. Но здесь важно не только деньги. Важно время.

Чтобы научиться работать с Google Sheets - нужно 15-20 часов. Для Power BI - 80-100 часов. Это не просто курсы. Это практика: настройка источников данных, написание мер, создание визуализаций, обучение коллег. Если у вас нет человека, который готов это освоить - Power BI превратится в красивую картинку на экране, которую никто не трогает.

Но если вы готовы вложить 3-4 месяца в обучение - вы получите инструмент, который будет работать 5 лет. А Google Sheets через год начнёт вас раздражать.

Комбинированный подход - лучшее решение для большинства

Вы не обязаны выбирать между ними. Лучшие школы используют оба инструмента. Google Sheets - для сбора данных. Power BI - для анализа.

Пример: учитель вводит оценки в Google Sheets. Система автоматически экспортирует их в облако. Power BI подтягивает эти данные раз в сутки. Вы видите, что в 9-Б классе 7 учеников не сдали контрольную по алгебре. Вы кликаете - и видите, что у всех трое пропусков в этом месяце. Вы переходите в Google Sheets - и видите, что в этот период был карантин по гриппу. Вы делаете вывод: не проблема в преподавании. Проблема в эпидемиологической ситуации. Вы принимаете решение - перенести контрольную. И всё это - без ручного копирования, без ошибок, без потерь.

Такой подход уже используют 68% школ с 300-1000 учеников, по данным опроса tutortop.ru (2025). Это не идеал. Это реальность. Вы не переходите с одного на другое. Вы используете сильные стороны обоих.

Что меняется в 2025-2026 году

Google в 2025 году улучшил сводные таблицы и добавил 8 новых типов диаграмм. Power BI теперь может напрямую подключаться к Google Sheets - без промежуточных файлов. Это значит, что границы между инструментами стираются. Но не исчезают.

В 2026 году появятся специализированные шаблоны для школ: готовые дашборды для отслеживания успеваемости, посещаемости, психологического состояния учеников. Но они будут работать только с качественными данными. А качество данных - это не про инструмент. Это про процесс. Про то, как вы вводите оценки. Про то, как вы фиксируете пропуски. Про то, как вы согласовываете данные между учителями.

Инструмент - это не решение. Он - только ускоритель. Решение - это ваше желание смотреть на данные. Не как на отчеты. А как на сигналы. На то, что кто-то отстает. На то, что кто-то перегружен. На то, что программа не работает.

Что делать прямо сейчас

Если вы ещё не используете ни один из этих инструментов - начните с Google Sheets. Создайте таблицу успеваемости. Попросите учителей вносить данные. Убедитесь, что все понимают, как это работает. Через 2 месяца посмотрите: что вы хотите узнать, чего не хватает? Тогда вы поймёте - нужен ли вам Power BI.

Если вы уже используете Google Sheets и чувствуете, что он не справляется - не ждите катастрофы. Начните с одного дашборда в Power BI. Подключите данные за последний месяц. Постройте одну диаграмму: «Динамика среднего балла по предметам за 6 месяцев». Покажите её директору. Если он скажет: «А можно ещё по классам?» - значит, вы на правильном пути.

Аналитика - это не про технологии. Это про вопросы. «Почему?», «Что будет?», «Как исправить?». Инструмент - только способ найти ответ. Выбирайте тот, который поможет вам задавать правильные вопросы.